DAMPAK PEMANFAATAN SISTEM E-LEARNING PADA PT. CAHAYA RESOURCH UNTUK MENINGKATKAN
KUALITAS SDM.
Sejak tahun 1970 teknologi informasi
dan komunikasi di Negara Indonesia berkembang pesat, perkembangan tersebut berjalan
secara bertahap. Semenjak terbentuknya Departemen Komunikasi dan Informatika
(Depkominfo) di Indonesia, sangat membantu perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang ada di Indonesia menjadi terarah. Pada orde baru terdapat
teknologi informasi dan komunikasi yang baru yaitu internet.
Dalam internet terdapat banyak variasi program atau layanan
internet yang sangat membantu masyarakat dalam hal sarana informasi maupun
edukasi. Internet identik dengan media sosial yang terdapat banyak variasi program
di dalamnya salah satunya yaitu konten.
Masyarakat dapat meluangkan ide atau pemikiran dan juga
mengekspresikan diri melalui konten. Dengan adanya konten dapat memberi banyak
manfaat bagi masyarakat dalam hal pendidikan, bisnis, ataupun perusahaan.
Misalnya pemanfaatan konten pada perusahaan. Saat ini perusahaan -- perusahaan
sudah mulai memanfaatkan inovasi teknologi komunikasi dan informasi yaitu
konten. Salah satu inovasinya adalah konten e-learning.
E-learning adalah suatu sistem atau konsep pendidikan yang
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam peroses belajar mengajar.
Sedangkan menurut michael (2013:27), e-learning merupakan pembelajaran yang
disusun dengan tujuan menggunakan sistem elektronik atau komputer sehingga
mampu mendukung proses pembelajaran. E-learning memanfaatkan teknologi sebagai
wadahuntuk pengajaran melalui media online. Konten ini mempunyai sifat mandiri,
dikarenakan pembelajaran e-learning akan di posting melalui media online dan
akan tersimpan dalam suatu program yang nantinya dapat diakses secara mandiri
oleh seseorang yang membuka program dari e-learning tersebut.
Indonesia telah menerapkan e-learning untuk proses
pembelajaran hal tersebut dikarenakan banyak manfaat yang terdapat dalam konten
ini yaitu e-learning dapat diakses kapan saja dan dimana saja sehingga
seseorang tidak perlu mengeluarkan banyak waktu untuk datang kesuatu tempat
untuk melakukan pembelajaran.
Selain itu e-learning juga sangat berguna bagi suatu
perusahaan, hal tersebut diketahui melalui sebuah survei oleh majalah Forbes di
Amerika dan Eropa yang telah mulai menghimplementasikan sistem manajemen
pelatihan berbasis e-learning yang terdapat banyak manfaat untuk perusahaan
yaitu menghemat waktu dan biaya. Perusahaan saat ini menggunakan e-learning
sebagai media training bagi karyawan-karyawannya.
Penerapan e-learning pada suatu perusahaan dinilai sangat
menguntungkan dari berbagai sisi yaitu (anywhere, anytime, anyspace), dengan
konten ini perusahaan dapat memberikan pembelajaran dimana saja, kapan saja,
dan diruang manapun selama didukung dengan keberadaan jaringan internet
tentunya. Selain itu perusahaan konten ini sangat membantu perusahaan besar
yang mempunyai banyak cabang, tidak perlu bersusah-payah mendatangi cabang
perusahaan satu-persatun karena e-learning dapat menjangkau semua cabang
perusahaan guna untuk melakukan training untuk karyawan perusahaan.
Selain itu banyak perusahaan di Indonesia yang berharap
menggunakan e-learning yang akan menguntungkan untuk perusahaan misalnya biaya pelatihan
yang dikeluarkan perusahaan dapat menjadi lebih rendah. Biaya rendah disini
meliputi biaya transportasi, dengan adanya teknologi e-learning ini perusahaan
tidak perlu jauh-jauh mendatangi lokasi pelatihan, cukup menggunakan koneksi
internet, maka pelatihan sudah bisa dilakukan.
Terdapat syarat penerapan e-learning dalam perusahaan antara
lain:
1. Meaningful content
Untuk melakukan penerapan e-learning dalam perusahaan hal
yang paling utama harus diperhatikan adalah mengenai isi konten e-learning yang
akan di bagikan. Isi dari e-learning yang akan di bagikan harus bermanfaat bagi
perusahaan ataupun karyawan perusahaan misalnya mengandung makna tertentu yang
berguna untuk proses pembekalan bagi karyawan perusahaan.
2. Effective learning design
Hal kedua yang harus diperhatikan dalam penerapan e-learning
dalam perusahaan adalah mengenai keefektifan dari isi e-learning tersebut, isi
konten e-learning harus efektif sehingga para karyawan perusahaan yang
mengakses dapat mudah menerima pembelajaran dengan baik dan juga sesuai dengan
tujuan perusahaan.
3. Technology that works
Hal ketiga yang harus diperhatikan yaitu mengenai ketepatan
isi dari e-learning yang akan disampaikan. Yang dimaksud ketepatan disini
adalah e-learning harus disajikan dengan tepat, sehingga pembelajaran dapat
bekerja dengan optimal, selain itu karyawan perusahaan juga alan mendapatkan
apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dan karyawan juga mendapatkan pengalaman
pembelajaran melalui ketepatan isi e-learning yang disampaikan.
Proses pembuatan e-learning dalam perusahaan
Pembuatan konten e-learning dalam suatu perusahaan terdapat
2 metode yaitu pembuatan e-learning yang berupa modul dan juga pembuatan web
berupa learning management system (LSM). Learning management system merupakan
layanan berupa webside yang bisa diakses oleh user (pengguna) yang telah
dibuat.
Melalui LSM dapat terlihat berupa laporan bagi siapa saja
yang telah mengakses e-learning dan juga akan memberikan peringatan bagi orang
yang belum membuka e-learning tersebut. dalam proses pembuatan e-learning dalam
perusahaan terdapat beberapa pihak yang terlibat dalam proses pelatihan atau
penggunaan e-learning diantanya yaitu user, subject matter expert, tim
developer.
Masing -- masing pihak tersebut mempunyai tugas tersendiri
dalam mengelola e-learning. User berarti orang yang dapat mengakses portal
e-learning yang telah dibuat. Terdapat beberapa tingkatan user yaitu moodle,
seperti admin utama, manager, pemateri, karyawan perusahaan. Subect matter
expert adalah pengampu materi yang menguasai materi yang nantinya akan dibuat
sebuah pembelajaran dalam e-leraning.
Biasanya subject matter expert dijalankan oleh pihak
perusahaan yang mengetahui segala hal dari sebuah pembelajaran yang akan
disampaikana dalam e-learning tersebut, subject matter expert biasa disebut
sebagai pemateri utama dalam e-learning. Sedangkan tim developer merupakan
pihak yang menyusun materi menjadi sebuah skenario pembelajaran, tim developer
juga bertanggung jawab mengubah sebuah materi pembelajaran tertulis menjadi
lebih menarik dan lebih hidup dengan cara menambahkan grafik, audio visual, ataupun
animasi dalam isi e-learning.
Terdapat beberapa keuntungan penerapan e-learning dalam
perusahaan diantaranya adalah sebagai berikut:
Keuntungan penerapan e-learning bagi perusahaan dalam hal
melakukan training (pelatihan):
1. Fleksibel
Penerapan e-learning dalam perusahaan akan memberikan
fleksibelitas yaitu e-leraning akan lebih bersifat efisien dalam mengatur waktu
pembelajaran. Proses training perusahaan dapat dilakukan kapan saja dan dimana
saja tanpa menghabiskan banyak waktu.
2. Mandiri
Penerapan e-learning dalam perusahaan bersifat mandiri.
Materi pembelajaran dapat diakses melalui komputer, laptop, smartphone dengan
menggunakan jaringan koneksi internet. Dengan begitu karyawan perusahaan dapat
mengakses pembelajaran e-learning secara mandiri, belajar dengan kemauan
sendiri dan karyawan dapat menentukan waktu yang tepat baginya untuk melakukan
pembelajaran, hal itulah yang membedakan antara penerapan pembelajaran
e-learning dengan proses belajar yang bersifat konvensional. selain itu
karyawan akan bisa lebih fokus menerima pembekalan atau pembelajaran dari
perusahaan.
3. Hemat Biaya PengeluaranP
enerapan e-learning dalam perusahaan akan membantu
meringankan biaya training.
4. Pembelajaran Secara Continue
Dengan menerapkan e-learning dalam perusahaan maka materi
yang dibagikan kepada karyawan dapat dipelajari atau dibaca berulang-kali dalam
bentuk data,video, audio visual dan lain sebagainya.
5. Jangkauan Yang Luas
E-learning dapat menjangkau siapa saja dan seberapa jauh
jaraknya dengan begitu akan sangat menguntungkan perusahaan dalam proses
training karyawan.
6. Penyebaran Pembelajaran Sangat Cepat
Pembelajaran melalui media sosial e-learning bersifat cepat,
sehingga karyawan dapat mengakses materi pembelajaran dengan segera.
Beberapa Perusahaan Yang Telah Menerapkan E-learning:
Tercatat beberapa perusahaan telah menerapkan e-learning dan
hasilnya cukup memuaskan dilihat dari sisi keuntungan yang diperoleh perusahaan
dengan menggunakan e-learning. Data menunjukkan beberapa perusahaan seperti
Aetna bisa menghemat biaya pengeluaran dibandingkan jika mereka menerapkan
pembelajaran konvensional.
Dari hal tersebut telah banyak perusahaan yang mencoba
membandingkan antara pembelajaran melalui metode konvensional dengan penerapan
e-learning. J.D fletcher Study juga menyebutkan bahwa pembelajaran melalui
metode e-learning secara besar dapat lebih meningkatkan pemahaman dan penerapan
materi yang disampaikan dibandingkan dengan metode pembelajaran konvensional.
Selain itu terdapat juga perusahaan perbankan yang telah
menerapkan e-learning yaitu Bank Mandiri. Perusahaan Bank Mandiri telah
menerapkan proses pembelajaran melalui e-learning yang dimana pembelajaran
dapat dilakukan pada jarak jauh dan juga dapat diakses seluruh karyawan Bank
Mandiri diseluruh cabang di Indonesia.
Menurut Chief Executive Officer (CEO) Bank Mandiri
keuntungan yang diperoleh dalam menerapkan pembelajaran menggunakan e-learning
adalah untuk meminimalisir biaya yang dikeluarkan guna untuk pembelajaran atau
pelatihan bagi karyawan Bank yang jumlahnya tidak sedikit, selain itu penerapan
pembelajaran e-learning bersifat sangat cepat sehingga para karyawan dapat
langsung mengakses materi pembelajaran yang telah di kirim melalui e-learning
tersebut.
Penerapan metode e-learning pada perusahaan yang telah
disusun dengan baik maka akan menghasilkan keuntungan tersendiri untuk
perusahaan, hal tersebut dikarenakan metode pembelajaran menggunakan e-learning
dapat meningkatkan skill karyawan yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan.
Selain itu keuntungan pembelajaran menggunakan metode e-learning adalah
perusahaan dapat memastikan bahwa dokumentasi pembelajaran yang diberikan
kepada karyawan dapat disimpan dengan sistematis dan terinci.
Dengan manfaat tersebut, tidak heran apabila akhirnya banyak
perusahaan yang mencoba menerapkan e-learning dalam rangka
peningkatan kualitas SDM. Walaupun demikian, seiring dengan perjalanan waktu,
banyak perusahaan yang menerapkan e-learning akhirnya berakhir dengan sebuah
kegagalan besar. Mengapa ini terjadi? Saya bisa bilang hal ini disebabkan
karena perusahaan terlalu berfokus atau terbuai dengan manfaat yang ditawarkan.
Tetapi mereka sedikit atau bahkan mengabaikan hal-hal yang perlu dipersiapkan
dalam rangka mengimplementasikan e-learning di perusahaan. Karena untuk
mengimplementasikan e-learning tidaklah semudah seperti membalikkan telapak
tangan. Banyak hal yang harus dipersiapkan dan dilakukan agar implementasi
e-learning dapat berjalan dengan baik dalam jangka waktu yang lama. Karena itu,
tulisan ini mencoba memberikan gambaran beberapa alasan kegagalan
implementasi e-learning di perusahaan.
- Tidak
memiliki strategi implementasi (blue print) yang komprehensif.
Sering kali perusahaannya hanya berpikir dalam jangka pendek ketika
memutuskan untuk mengimplementasikan e-learning, bahkan hanya menganggap
e-learning sebagai sebuah pilot project. Hal ini jelas
merupakan sebuah kesalahan besar. Penerapan e-learning harus dipikirkan
dengan matang dan terencana karena banyak hal yang terkait di dalamnya.
Oleh karenanya, sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan e-learning,
perusahaan harus sudah memikirkan langkah-langkah strategis yang akan
diterapkan, baik dalam jangka pendek dan jangka panjang untuk memastikan
kelangsungan implementasi e-learning yang berdaya guna. Untuk itu, pada
awalnya perusahaan harus melakukan identifikasi dan penggalian informasi
mengenai implementasi e-learning, baik dengan memanfaatkan jasa konsultan
e-learning atau pun melakukan adopsi (benchmark) dari perusahaan
lainnya yang sudah sukses mengimplementasikan e-learning. Selain itu,
harus dipastikan agar implementasi e-learning tidak berdiri sendiri,
tetapi terintegrasi dengan learning management secara
keseluruhan.
- Ketidaksiapan
melakukan change management. Yang dimaksud dengan change
management di sini lebih dalam konteks people. Harus
disadari bahwa keberhasilan implementasi e-learning sangat tergantung dari
penerimaan atau respons para penggunanya (dalam hal ini adalah karyawan
perusahaan). Implementasi e-learning dapat dikatakan sukses apabila ada
antusiasme yang tinggi dari penggunanya, dan memberikan dampak positif
bagi peningkatan kualitas SDM dalam rangka mencapai target perusahaan.
Salah satu tantangan yang perlu dipikirkan dengan matang oleh manajemen
adalah merubah proses atau budaya belajar (learning culture)
karyawan perusahaan. Apabila selama ini proses pembelajaran lebih
didominasi dengan metode konvensional, khususnya pelatihan di kelas (training classroom),
di mana ada peran seorang instruktur atau trainer yang memberikan
pelatihan, maka dengan e-learning peran itu menjadi hilang. Oleh
karenanya, perusahaan harus membuat kebijakan yang tepat, yang dapat
memberikan rangsangan kepada para karyawan agar mau berpartisipasi secara
aktif sehingga proses pembelajaran dapat berjalan dengan efektif.
Pemberian reward kepada peserta dengan result evaluation yang
sangat baik, penugasan seorang supervisor untuk mengawasi implementasi di
setiap cabang atau unit kerja, dan kebijakan untuk menjadikan e-learning
sebagai salah satu tolak ukur kompetensi karyawan merupakan beberapa cara
yang bisa diterapkan.
- Kurangnya
support dari manajemen secara keseluruhan. Kesan yang seringkali
muncul adalah implementasi e-Learning di sebuah perusahaan hanya menjadi
milik dan tanggung jawab satu divisi saja, khususnya Training/Learning
Center. Kondisi demikian membuat divisi lainnya merasa tidak dilibatkan,
dan hal ini menyebabkan timbulnya resistensi terhadap implementasi
e-Learning di perusahaan. Seharusnya implementasi e-Learning menjadi milik
semua elemen di perusahaan dengan tujuan pengembangan sumber daya manusia
demi kelancaran bisnis perusahaan. Harus ada sinergi dari semua pihak di
perusahaan agar implementasi e-Learning dapat berjalan dengan baik dan
makksimal, mulai dari proses pengembangan hingga pelaksanaannya,.
- Ketidaksiapan
infrastruktur teknologi. Tanpa teknologi yang memadai, mustahil
implementasi e-learning dapat berjalan maksimal. Teknologi bukan hanya
sekedar sarana pendukung, tetapi menjadi syarat mutlak yang harus
dipenuhi. Keberadaan teknologi yang memadai menjadi salah satu faktor
kunci keberhasilan implementasi e-learning di perusahaan. Salah satu
contoh kegagalan yang sering terjadi adalah masalah bandwith.
Perusahaan tidak memperhitungkan dengan cermat kapasitas bandwith yang
dibutuhkan untuk implementasi e-learning dan kaitannya dengan proses
operasional perusahaan. Yang kemudian terjadi adalah keberadaan e-learning
justru dianggap menjadi penghambat proses operasional perusahaan. Kondisi
ini kemudian diikuti dengan langkah untuk mengurangi kapasitas bandwith untuk
penggunaan e-learning. Dampaknya adalah proses pembelajaran via e-learning
menjadi sangat lambat, khususnya dalam proses pengunduhan materi. Hal ini
jelas menimbulkan ketidaknyamanan bagi para penggunanya. Ketika ini
terjadi, dapat dikatakan bahwa penerapan e-learning telah setengah jalan
menuju kegagalannya, karena seperti yang telah saya jelaskan di poin
sebelumnya, keberhasilan e-learning tergantung bagaimana penerimaan atau
respons dari para penggunanya.
- Individu-individu
pelaksana yang kurang kompeten. Perusahaan menganggap bahwa e-learning
dapat dikelola oleh siapa saja. Ini jelas pemahaman yang sangat salah.
Dapat dikatakan bahwa e-learning merupakan perpaduan dari banyak unsur,
seperti education, IT, art, dan multi-media.
Oleh karenanya, dibutuhkan figur-figur yang memiliki pengetahuan terkait
dengan unsur-unsur tersebut. Figur yang tidak hanya paham bagaimana
membuat sebuah materi yang berguna, tetapi juga bagaimana materi itu
menarik bagi para pembelajarnya, serta dapat berfungsi dengan baik dalam
koridor teknologi.
- Penggunaan
Learning Management System (LMS) yang tidak tepat sasaran. LMS adalah
software aplikasi yang berfungsi untuk menyimpan, mengelola, dan
mendistribusikan berbagai materi pelatihan, ujian atau test yang telah
disiapkan. LMS dilengkapi dengan katalog online sehingga
pembelajar dapat mengakses, memilih, dan menjalankan berbagai materi
pelatihan yang ada. LMS mampu mencatat log atau tracking aktivitas
setiap pembelajar yang memanfaatkan e-learning. Ada banyak aplikasi LMS
yang dapat dipilih dan digunakan, baik yang sifatnya berbayar atau pun
gratis. Setiap aplikasi LMS tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya
masing-masing. Agar tidak salah pilih, sebaiknya perusahaan perlu terlebih
dahulu melakukan identifikasi kebutuhan mereka akan LMS yang disesuaikan
dengan sistem pembelajaran yang akan dibangun dan diterapkan kedepannya.
- Pemilihan
vendor e-learning yang tidak tepat. Biasanya perusahaan memilih sebuah
vendor e-learning karena dua alasan, yaitu harga yang relatif murah dan
nama besar. Hal itu memang tidak salah, tetapi alangkah baiknya bila
pemilihan vendor e-learning disesuaikan dengan kebutuhan dan strategi
implementasi yang ada agar kedepannya implementasi e-learning dapat
berjalan dengan efektif dan efisien. Sebagai contohnya, perusahaan memilih
vendor A karena harga yang ditawarkan jauh lebih murah dibandingkan
kompetitornya. Tetapi ternyata kualitas modul e-learning yang dihasilkan
sangat mengecewakan dan jauh dari ekspektasi perusahaan, serta tidak menarik
minat karyawan untuk mempelajarinya. Contoh lainnya adalah perusahaan
memilih vendor B karena nama besarnya di bidang e-learning. Secara
kualitas memang bagus, tetapi belakangan baru diketahui bahwa modul yang
dihasilkan memiliki satu kelemahan utama, yaitu tidak dapat di-update oleh
pihak internal perusahaan karena ada keterbatasan komponen yang hanya
dimiliki oleh vendor tersebut. Jadilah perusahaan harus mengeluarkan biaya
tambahan apabila ingin melakukan perubahan yang bersifat update.
Padahal perusahaan sudah mengalokasikan SDM khusus yang bertugas untuk
melakukan perubahan atau modifikasi.
- Penyusunan
kursus atau materi e-learning yang tidak sesuai dengan kebutuhan atau
strategi bisnis perusahaan (business strategy). Hal ini
merupakan kondisi yang tidak hanya terjadi pada implementasi e-learning,
tetapi secara lebih luas juga pada pelaksanaan training di banyak
perusahaan. Ketika menyusun sebuah training, pihak yang terkait sering
kali tidak mempertimbangkan implikasinya bagi strategi bisnis perusahaan.
Mereka beranggapan bahwa karyawan perlu tahu tentang sebuah materi
training, tanpa memikirkan alasan, tujuan, atau dampaknya secara langsung
bagi karyawan dan perusahaan. Langkah yang sebaiknya dilakukan di awal
adalah melakukan training needs analysis (TNA) berbasis
kompetensi yang mengacu pada corporate strategy, business
strategy, dan functional strategies. Hasil dari proses
tersebut nantinya tertuang dalam sebuah matriks implication of
business strategy for training, yang akan dijadikan acuan dalam
menyusun sebuah training atau eContent bagi karyawan perusahaan.
- Modul
e-learning yang tidak sesuai dengan prinsip-prinsip instructional
design (tidak efektif). Ada beberapa hal yang dapat dijadikan
contoh indikasi. Pertama adalah developer minded, bukan user
minded. Dalam mengembangkan sebuah modul e-learning, seharusnya
didasari atas pemikiran “apa yang perlu diketahui dan yang terbaik” untuk
pembelajar (user), bukan apa yang terbaik menurut kacamata developer.
Kedua adalah lebih mendahulukan tampilan (grafis) daripada instructional
strategy. Harus dipahami bahwa sebuah modul e-learning yang baik
diukur dari seberapa mudah materi pembelajarannya untuk dimengerti dan
dipahami, bukan dari seberapa bagus kualitas grafis yang ditampilkan.
Untuk itu diperlukan pemilihan instructional strategy yang
baik dan sesuai. Grafis hanyalah salah satu bagian dari instructional
strategy yang digunakan untuk mempermudah user memahami sebuah
materi. Ketiga adalah cakupan materi yang terlalu banyak dan dipaksakan.
Banyak perusahaan terjebak dalam pemikiran bahwa kehadiran e-learning
otomatis akan menggantikan fungsi training konvensional (classroom).
Kondisi ini membuat perusahaan sebisa mungkin memasukkan materi
sebanyak-banyaknya dalam sebuah modul e-learning. Hal ini jelas menyulitkan
bagi para pembelajar dalam mempelajari dan memahami materi yang
disampaikan. Sebuah modul e-learning seharusnya mudah untuk dipelajari (simple).
Satu yang harus dipahami adalah bahwa kehadiran e-learning tidak otomatis
menggantikan training konvensional secara keseluruhan. Ada beberapa materi
pembelajaran yang dapat sepenuhnya menggunakan e-learning, dan ada
beberapa lainnya yang tetap harus disampaikan dengan metode
konvensional.
Daftar Pustaka :
"Putra, Y. M. (2018). Pengenalan
E-Learning. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: FEB-Universitas
Mercu Buana".
Comments
Post a Comment