SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem perencanaan
di dalam perusahaan yang melibatkan pengendalian internal seperti pemanfaatan
sumber daya, dokumen, teknologi, dan akuntansi manajemen sebagai salah satu
strategi dalam bisnis. Pada
intinya, sistem informasi manajemen dalam bisnis atau perusahaan bertujuan
untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan hingga menganalisa informasi dan
kemudian disebarkan untuk tujuan yang spesifik. Manajemen sistem informasi berguna sebagai acuan untuk
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Lebih dalam
tentang manajemen sistem informasi, proses penerapannya, hambatan dan tantangan sistem
informasi manajemen akan dibahas
secara lengkap dalam artikel ini.
PENGERTIAN SISTEM INFORMASI
Terdapat beberapa pendapat dan definisi mengenai sistem informasi,
diantaranya adalah sebagai berikut :
·Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)
Sistem informasi adalah sebuah
sistem
informasi
yang
mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan,
menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk tujuan yang
spesifik.
·Bodnar dan HopWood (1993)
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat
keras dan lunak
yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk
informasi yang berguna.
·Alter (1992)
Sistem informasi adalah kombinasi
antara
prosedur
kerja,
informasi, orang, dan teknologi informasi
yang diorganisasikan
untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.
Berikut ini beberapa contoh penerapan sistem informasi
manajemen :
1. Enterprise Resource Planning (ERP)
Sistem ERP ini banyak digunakan oleh perusahaan besar. Namun,
perusahaan dalam skala kecil juga masih dapat menerapkan sistem ERP. ERP
biasanya digunakan untuk mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang
terintegrasi antar unit di dalam perusahaan.
2. Supply Chain Management (SCM)
Sistem SCM ini sangat bermanfaat bagi pihak manajemen karena
mengintegrasikan data-data seperti manajemen suplai bahan baku, mulai dari
pemasok, produsen, pengecer sampai konsumen akhir.
3. Transaction Processing System (TPS)
TPS berguna untuk memproses data dalam jumlah yang besar atau
transaksi yang banyak dan rutin. Program ini biasa diaplikasikan dalam
manajemen gaji dan inventaris.
4. Office Automation System (OAS)
Aplikasi ini berguna untuk memperlancar komunikasi antar departemen
dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada
setiap user di perusahaan. Contohnya seperti email.
5. Knowledge Work System (KWS)
Sistem informasi KWS mengintegrasikan satu pengetahuan baru
ke dalam organisasi/entitas.
6. Informatic Management System (IMS)
IMS berfungsi mendukung spektrum tugas-tugas dalam
organisasi. Selain itu, IMS juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa
pembuatan keputusan. Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi
dengan program komputerisasi seperti e-procurement.
7. Decision Support System (DSS)
Sistem ini membantu manajer dalam mengambil keputusan dengan
cara mengamati lingkungan di dalam perusahaan. Contohnya seperti link
elektronik.
8. Expert System (ES) dan Artificial Intellegent
(AI)
Kedua sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan
yang berguna untuk menganalisa pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan
tenaga ahli yang telah diprogram kedalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.
9. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support
Collaborative Work System (CSCWS)
GDSS hampir sama dengan DSS, bedanya GDSS mencari solusi
permasalahan melalui pengumpulan pengetahuan dalam suatu kelompok, bukan per
individu. Bisanya berbentuk kuesioner, konsultasi, dan skenario.
Contohnya seperti e-government.
10. Executive Support System (ESS)
Sistem ini membantu manajer berinteraksi dengan lingkungan
perusahaan menggunakan bantuan grafik dan pendukung komunikasi lainnya.
Untuk memudahkan dalam pengelolaan keuangan perusahaan, Anda
dapat menggunakan bantuan Jurnal. Jurnal merupakan software akuntansi online
yang berbasis cloud sehingga data secara otomatis akan tersimpan. Dengan
Jurnal, Anda bisa mendapatkan kemudahan pencatatan untuk keperluan bisnis kapan
pun dan di mana pun. Tidak hanya pencatatan transaksi, Jurnal juga menyediakan
fitur pembuatan faktur secara otomatis, pelacakan ketersediaan barang, dan
manajemen aset yang akan membantu mengembangakan nilai aset bisnis Anda di masa
depan. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang Jurnal.
Hambatan dan tantangan dalam implementasi pengembangan
system informasi adalah orang-orang yang terlibat dalam pengembangan system
informasi yaitu departemen operasional sebagai end-user dan IT sebagai
pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen sebagai leader yang
membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang akan
di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya
akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja
melibatkan pihak eksternal.
Proses penerapan sistem informasi manajemen
1.
Perencanaan sumber daya manusia asalah yang dihadapi manajemen sumber daya manusia saat iniadalah
cepatnya perubahan yang terjadi pada bidang perusahaan yang berdampak pula pada perencanaan tenaga manusia yang dimiliki.
Adapun yang dimaksud dengan proses perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses analisa dan simulasi kebutuhan SDM sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas departmen dimasa mendatang. Hal ini pada dasarnya berdampak padapengadaan
SDM ataupun penempatan SDM pada suatu lokasi/unit yang membutuhkan. Oleh sebab itu pada dasarnya dalam proses perencanaan tenaga manusia terdiri
dari tiga sub proses, yaitu :
a) Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisa dan simulasi,dimana pada prinsipnya akan diolah dari data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran
kekuatan SDM
saat ini, dan juga dari segi stabilitas SDM tersebut.
b.) Proses pengadaan
sumber daya manusia (recruitment), dimana pada prinsipnya hampir sama seperti pada
pengumpulan Biodata, tapi dalam ruang lingkup informasi yang
lebih kecil dan diikuti oleh cara penilaian/kriteria penerimaan.
c.)
proses alokasi/realokasi sumber daya manusia atau redeployment,yang
mana dengan menggunakan data administrasi yang ada, dapat dianalisa informasi kebutuhan penempatan atau realokasi seorang personel ketempat yang lebih tepat.
2.
Adminitrasi personalia Pada dasarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang
berhubungan dengan sistem pengelolaanSDM. Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan informasi
yang berhubungan dengan kelengkapan atau pelengkap dari proses administrasi umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti :
1.
Biodata Pegawai
2.
Sejarah
Kepangkatan
3.
Sejarah
jabatan
4.
Sejarah
Pendidikan Formal
5.
Sejarah
Pendidikan Penjenjangan
6.
Sejarah
Pendidikan Substantial
7.
Keahlian
berbahasa asing
8.
Penggunaan
fasilitas perusahaan
9.
Daftar
Keluarga
10. Sanksi dan penghargaan yang diperoleh Sehubungan dengan itu, pada sistem informasi manajemen SDM
dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk sistem pengelolaan SDM dalam suatu organisasi.
Keuntungan dari hal ini adalah :
a. Kemudahan dalam pengelompokan
informasi, karena sebagian besarinformasi menggunakan kode.
b. Mempercepat pengisian dan akurasi
data, sebab operator tidak perlumengingat daftar kode yang diperlukan untuk
pengisian data, semua dapat diperoleh secara cepat oleh sistem.
c. Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai dalam pengoperasiannya.
d. Jumlah data yang direkam per transaksi lebih sedikit dengan pengkodean.
e. Setiap histori yang dimiliki oleh
personel akan direkam selama atausebanyak jumlah data yang akan disimpan ( ditentukan
oleh pihakmanajemen kepegawaian )
3. Kompensasi dan Benefit
Salah satu masalah yang dihadapi
dalam manajemen sumber daya manusia adalah antara menentukan kriteria jenis pekerjaan dan pembayaran yang diterima personil dan
fasilitas lain non operasional seperti medikal dan pensiun. Pada umumnya hal tersebut sangat Fariatif tergantung dari banyak hal,
seperti besarnya organisasi, pendidikan,pengalaman, tanggung jawab, lokasi
geografis penempatan, masa
kerja dan juga tanggungan
keluarga.
Oleh sebab itu ruang lingkup proses
yang termasuk dalam kompensasidan benefit adalah sebagai berikut :
a. Proses penentuan gaji dan transaksinya,
dimana yang termasuk dalam hal ini adalah proses penggunaan ‘merit payment’ dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan
lain yang berhubungan dengan penghasilan tambahan seperti lembur, uang makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil,
supervisor dan sejenisnya.
b.
Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan
bertujuan untuk memberikan jaminanrasa aman selama bekerja diperusahaan seperti
fasilitas medikal dantabungan pensiun.
Dengan menggunakan SIM dalam penentuan kompensasi dan benefit, penggunaan sistem merit akan
sangat mudah dilaksanakan secara
obyektif. Dimana faktor penunjang informasi dalam menentukan merit tersebut, telah terkonsolidasi menjadi
satu dengan sub-sistem
lainnya, seperti pendidikan, masa kerja, evaluasi kerja, dll. Oleh sebab itu seberapa rinci sistem merit yang akan digunakan, tergantung dari seberapa
banyak komponen penunjang merit
yang digunakan.
4.
Evaluasi Kinerja Personel
Sistem penilaian yang baik dalam
menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik. Dimana dalam melakukan pengkajian,digunakan
kriteria-kriteria dasar yang telah ditentukan sebelumnya olehmanajemen. Dan
juga berdasarkan hasil kajian yang umumnyadilakukan oleh suatu tim. Hal ini dapat diinformasikan dan
didiskusikan bersama dengan
personel tersebut untuk mengetahui apresiasi lebihlanjut mengenai cara
pengkajian dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan.
Adapun fasilitas yang tersedia dalam
sistem informasi adalah perencanaan
kerja personil beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan tersebut. Berdasarkan hal ini, dapat diperoleh
suatu sistem e5aluasiyang lebih obyektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang
telahditentukan sebelumnya.
5.
Pendidikan dan Pelatihan
Pendidikan adalah salah satu rangka
dalam keberhasilan personel dalampenunjang strategi departemen di unit
organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem kepegawaian ini adalah
terdiri dari beberapa sub-proses seperti :
A. perencanaan jadwal pendidikan, yang
berhubungan dengan jadwal pendidikan
yang akan diselenggarakan oleh organisasi.
B .Perencanaan kebutuhan pendidikan, dimana berhubungan
rencana pendidikan yang akan diikuti
oleh personel yang berhubungan
dengan tugas dan tanggung jawabnya.
C. Realisasi pendidikan, yang bertujuan
mencatat informasi yangberhubungan dengan kesertaan personel pada pendidikan
yang diikutinya. Umumnya
hal yang termasuk dalam hal ini adalah pendidikan dalam kategori non formal. Dan hal ini ditunjang
pula dengan penggunaan
kodefikasi yang standar.
6.
Pemutusan
Hubungan Kerja/Pensiun
Seperti pada akhirnya, diperlukan
pula sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya
masa kerja personil,
baik secara normal, ataupun dikarenakan hal lainnya. Oleh sebab itu, sistem menangani pula
penyimpanan informasi dariseluruh personil yang pernah bekerja pada perusahaan,
sehubungan dengan kewajiban
dan juga hak-hak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang pensiun, pesangon dan sebagainya.
Hambatan dan tantangan Sistem Informasi Manajemen :
1.Pengguna tidak mengetahui kemampuan teknologi yang dapat
digunakan untuk membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada
tahap analisa developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang
berlangsung atau juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat
program sehingga program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata
developer bukan dari kedua belah pihak. Karena ketidak tahuan pengguna maka
masalah ini bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program
yang diberikan untuk digunakan.
2.Kedua belah pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan
yang ada dalam system dan bisnis proses, sehingga pada tahap implementasi jika
ada bagian dari proses bisnis yang belum di cover oleh system dan kemudian
dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan masalah, dan penyelesaian
masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal sulam yang berakibat
pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat di andalkan. Dan
aplikasi hanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry data.
3.Dalam implementasi system terintegrasi, dimana pengguna
tidak dapat menjadikan implementasi sebagai prioritas pertama, dimana pengguna
yang sudah disibukkan dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui,
menjalankan dan mengikutinya tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan
sesuai dengan harapan. Akan membutuhkan CETL yang lama jika dijadikan sebagai
resource untuk aplikasi BI.
Operasional adalah departemen yang secara langsung memberikan
kontribusi nilai terhadap suatu organisasi; mencetak penjualan, memberikan
pelayanan kepada pelanggan dan lain sebagainya, sedangkan IT adalah departemen
support untuk operasional. Walaupun ada beberapa ahli yang mengatakan
implementasi ERP lebih sulit dibandingkan membangun pabrik baru atau memasarkan
produk baru, saya tidak bisa membayangkan jika operasional bekerja tanpa
dibantu dengan system, dan jika IT memaksakan implementasi tanpa
mempertimbangkan asumsi dan ketergantungan dalam proses bisnis maka bukannya
menambah nilai tetapi hanya menjadi beban bagi operasional dan berimbas
mengurangi nilai organisasi.
Jika kedua belah pihak tidak terjalin kerjasama yang baik
maka akan menciptakan kondisi deadlock, dimana user tidak dapat menjelaskan
kebutuhannya, dan UATtidak ada atau terkesan dipaksakan sehingga data pada
aplikasi tidak sesuai dan tidak bisa diandalkan. Dengan demikian kepemimpinan
manajemen sangat diperlukan untuk menghadapi tantangan ini. Dan perlu diketahui
bersama, teknologi hanya bersifat membantu bukan menggantikan karena seperti
anda ketahui ‘there is no brain and heart inside’ sehingga pengembangan system
informasi bersifat kontinyu, dan mungkin akan ada asumsi dan ketergantungan
yang tidak dapat diterjemahkan kedalam system dan ini semua tentang people
power untuk kehidupan yang lebih baik.
Kesimpulan
Pada intinya, sistem informasi manajemen adalah upaya
perusahaan untuk saling berkoordinasi melalui suatu sistem komputer yang
dirangkai sedemikian rupa sehingga bisa digunakan untuk mengumpulkan data-data
dan informasi secara lebih efisien.
Daftar Pustaka :
"Putra, Y. M. (2018). Pengantar Sistem
Informasi. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas
Mercu Buana: Jakarta".
Wiludjeng,
Sri. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu
Falahah,
Dhewanto Wawan , ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis,
Informatika, Bandung, 2007
http://www.academia.edu/11374589/PENERAPAN_SISTEM_INFORMASI_MANAJEMEN_DALAM_PENGEMBANGAN_SUMBER_DAYA_MANUSIA
Comments
Post a Comment