Pengguna dan Pengembang Sistem.

Pengguna dan Pengembang Sistem.

Teknologi informasi memiliki peranan penting bagi setiap organisasi baik lembaga pemerintah maupun perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi pada kegiatan bisnisnya, serta merupakan salah satu faktor dalam mencapai tujuan organisasi. Peran TI akan optimal jika pengelolaan TI maksimal. Pengelolaan TI yang maksimal akan dilaksanakan dengan baik dengan menilai keselarasan antara penerapan TI dengan kebutuhan organisasi sendiri. semakin pesat perkembangan suatu perusahaan maka sistem informasinya juga mempunyai peranan yang semakin penting. Tuntutan keberadaan sistem informasi yang semakin baik adalah akibat adanya tuntutan perkembangan perusahaan, perkembangan teknologi, kebijakan pemerintah, perubahan prosedur serta tuntutan kebutuhan informasi.

Pengguna memiliki tingkat pengetahuan computer dan pengetahuan informasi yang berbeda-beda, dan perbedaan ini, ditambah dengan yang lainnya, menimbulkan variasi tingkat dukungan yang diberikan oleh para spesialis informasi. Ketika para pengguna sebuah perusahaan mampu mengerjakan EUC, mereka merupakan sumber daya informasi yang sangat berharga. EUC memungkinkan penyesuaian kemampuan dan tantangan serta memperkecil jarak komunikasi. Risiko-risiko EUC adalah sasaran yang buruk, system yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk, penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisie, dan hilangnya integritas data, keamanan, dan pengendalian.

Setiap orang yang mengembangkan system-baik itu pengguna mauoun spesialis informasi-harus memiliki pengetahuan dan keahlian tertentu. Hal ini merupakan kriteria pendidikan bagi pilihan karier dibidan system informasi. Pengetahuan meliputi pengetahuan computer dan informasi, dasar-dasar bisnis, teori system, proses pengembangan system, dan pembuatan model system. Keahlian meliputi komunikasi, kemampuan analitis, kreativiatas, dan kepemimpian. Seberapa penting tingkat pengetahuan dan keahlian akan tergantung pada iandividu, organisasi, dam system yag sedang dikembangkan.

Pengetahuna spesialis informasi dan pengguna perusahaan adalah suatu sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program-program manajemen pengerahuan(knowledge management-KM) formal sering kali terdiri atas sistem-sistem yang mengumpulkan, menyimpan, dan memilah-milah pengetahuan. Beberapa perusahaan menggunakan peranti lunak siap paka sebagai dasar sistem manajemen pengetahuannya.

Otomatisasi kantor telah memungkinkan sebagian pekerjaan kantor tertentu dilaksanakan di rumah-suatu fenomena yang disebut telecommuting. Perusahaan kemudian menyadari bahwa dapat datang ke kantor hanya bila dibutuhkan. Konsep ini, yang disebut sebagai hoteling, mengarah pada konsep kantor maya yang lebih luas, dimana seluruh jenis pekerjaan kantor dapat dikerjakan tanpa melihat lokasi fisiknya. Selanjutnya, evolusi ini mengaruh pada konsep organisasi maya, dimana banya operasi sebuah perusahaan, bukan hanya pekerjaan kantornya, dikerjakan tanpa melihat lokasi fisiknya.

Adapun pengertian pengembangan sistem informasi, adalah:
1. Kumpulan kegiatan para analisis sistem, perancang dan pemakai yang mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi

2. Tahapan kegiatan yang dilakukan selama pembangunan sistem informasi

3. Proses merencanakan, mengembangkan dan mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi dan mmenggunakan metode, teknik dan alat bantu pengembangan tertentu.

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu :

PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM

• Adanya masalah
• Tidak beres
• Pertumbuhan organisasi
• Peluang
• Instruksi

PIHAK YANG TERLIBAT

• Pengguna
• Manajemen
• Auditor
• Analis sistem
• Desainer sistem
• Programmer
• Desainer web
• Operator

Tahap Implementasi

Secara umum tujuan dari tahapan ini adalah untuk melaksanakan uji coba atas konsep pengembangan sistem yang telah disusun. Dalam tahapan ini kegiatan dititikberatkan pada penelitian apakah konsep sistem yang telah disusun itu dapat dilaksanakan dengan benar/tidak. Keluaran yang dihasilkan adalah suatu rekomendasi uji coba atas hasil penelitian selama pelaksanaan uji coba dalam jangka waktu tertentu. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut:

- Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi

- Mengumumkan rencana implementasi

- Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak

- Menyiapkan database

- Menyiapkan fasilitas fisik

- Memberikan pelatihan dan workshop

- Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem)

- Penggunaan sistem baru

Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang

Tahap Perancangan Sistem Teknologi Informasi

Hal – hal atau tahap-tahap yang harus diperhatikan dalam perancangan teknologi informasi yaitu :

1. Perancangan Output

Perancangan output atau keluaran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya.

Tipe output dapat dibedakan :

• Eksternal

Tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai. Contohnya : faktur, check, tanda terima pembayaran, dll.

• Internal

Tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai. Contohnya : laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dll.

Yang harus diperhatikan dalam perancangan output :

• Tipe output (Eksternal, Internal)
• Isi output (keterangan atau informasi)
• Format output (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik)
• Frekuensi (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu)

 Langkah-langkah Perancangan Output Secara Umum :

• Menentukan kebutuhan Output dari sistem yang baru
• Output yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
• Menentukan parameter dari Output (lihat yang harus diperhatikan dalam perancangan Output)

2. Perancangan Input

Tujuan dari Perancangan Input adalah :

• Untuk mengefektifkan biaya pemasukan data.
• Untuk mencapai keakuratan yang tinggi.
• Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima & dimengerti oleh pemakai.

Proses Input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu :

• Data capture / Penangkapan data
• Data preparation / Penyiapan data
• Data entry / Pemasukan data

Input yang menggunakan alat input tidak langsung mempunyai 3 (tiga) tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan data entry. Sedangkan input yang menggunakan alat input langsung terdiri dari 2 (dua) tahapan utama, yaitu data capture dan data entry.

v  Tipe Input

• Eksternal

Pada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasi.

Contoh : faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi, dll

• Internal

Pada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem

Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll

Yang perlu diperhatikan dalam Perancangan Input adalah :

v  Tipe input

v  Fleksibel format

v  Kecepatan

v  Akurat

v  Metode verifikasi

v  Mudah dikoreksi

v  Keamanan

v  Mudah digunakan

v  Kompatibel dengan sistem yang lain

v  Biaya yang ekonomis

Langkah-langkah Perancangan Input Secara Umum :

• Menentukan kebutuhan Input dari sistem yang baru.
• Input yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
• Menentukan parameter dari Input.

3. Perancangan Proses Sistem

Tujuan dari Perancangan Proses Sistem yaitu untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar dan untuk mengawasi proses dari sistem. Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dengan Sistem Flowchart atau DFD (Data Flow Diangram) dan lain-lain. Prosesnya Real Time, Batch, Online, Offline.

4. Perancangan Database

Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya. Tipenya dapat berupa : File Master ( Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu tertentu) contohnya : file referensi ( Data yang tetap, dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama) dan file dinamik (Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi), File Input / Transaksi (Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh computer ), File Laporan (Berisi informasi yang akan ditampilkan), File Sejarah / Arsip (Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi disimpan untuk keperluan masa dating), File Backup / Pelindung (Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu),File Kerja / Temporary File (Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara), File Library (Berisi program-program aplikasi atau utility program).

Langkah-langkah Perancangan Database secara umum :

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru

2. Menentukan parameter dari file database

5. Perancangan Kontrol

Tujuannya agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan, kerusakan serta kegagalan proses sistem.

6. Perancangan Jaringan

Langkak-langkahnya yaitu :

1. Membuat segmen bidang usaha (berdasarkan geografis, departemen, bangunan, lantai, dsb).
2. Membuat sebuah model LAN
3. Mengevaluasi LAN untuk menentukan apakah mereka cocok untuk tiap segmen diseluruh usaha
4. Interkoneksi segmen-segmen jaringan

7. Perancangan Komputer

Harus dapat memperhatikan pengelompokan computer baik Mainframe, Mini Komputer atau Mikro computer.

8. Tekanan – tekanan Perancangan

Perancangan Sistem Informasi harus memperhatikan sejumlah tekanan

desain (forces design) :

1. Integrasi (Integration)

2. Jalur Pemakai / Sistem (User / System Interface)

3. Tekanan Persaingan (Competitive Forces)

4. Kualitas dan kegunaan Informasi (Information Quality and Usability)

5. Kebutuhan-kebutuhan System (Systems Requirements)

6. Kebutuhan-kebutuhan Pengolahan Data (Data Processing Requirements)

7. Faktor-faktor Organisasi (Organizations Factors)

8. Kebutuhan-kebutuhan Biaya Efektifitas (Cost Effectiveness Requirements)

9. Faktor-faktor Manusia (Human Factors)

10. Kebutuhan-Kebutuhan Kelayakan (Feasibility Requirements)

Di lain pihak, seiring makin meluasnya implementasi sistem informasi maka kesadaran akan perlunya dilakukan review atas pengembangan suatu sistem informasi semakin meningkat. Kesadaran ini muncul karena munculnya berbagai kasus yang terkait dengan gagalnya sistem informasi, sehingga memberikan akibat yang sangat mempengaruhi kinerja organisasi.

Terdapat beberapa resiko yang mungkin ditimbulkan sebagai akibat dari gagalnya pengembangan suatu sistem informasi, antara lain:

1. Sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2. Melonjaknya biaya pengembangan sistem informasi karena adanya “scope creep” (atau pengembangan berlebihan) yang tanpa terkendali.
3. Sistem informasi yang dikembangkan tidak dapat meningkatkan kinerja organisas

Mengingat adanya beberapa resiko tersebut diatas yang dapat memberikan dampak terhadap kelangsungan organisasi maka setiap organisasi harus melakukan review dan evaluasi terdapat pengembangan sistem informasi yang dilakukan. Review dan evaluasi ini dilakukan oleh internal organisasi ataupun pihak eksternal organisasi yang berkompeten dan diminta oleh organisai. Kegiatan review dan evaluasi ini biasanya dilakukan oleh Auditor Sistem Informasi.

Kesimpulan

Beberapa pendekatan pengembangan system diperkenalkan untuk mengatasi kelemahan pada metode SDLC. Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kekurangan tersendiri. Metode re-usable misalnya sangat cocok untuk pengembangan system dimana kita sudah memiliki system yang similar. Sedangkan prototyping sangat tepat untuk pengembangan system dengan durasi proyek yang sangat pendek. Dengan mengetahui beberapa pendekatan ini kita bisa memilih metode yan paling tepat untuk mengembangkan sistem sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada. Beberapa tool seperti CASE bisa juga digunakan untuk mempermudah pengembangan sistem informasi yang kita lakukan.

Daftar Pustaka

 "Putra, Y. M. (2018). Pengguna dan Pengembang Sistem. Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta".

Al fatta, Hanif, 2007, Analisis dan perancangan system informasi untuk keunggulan perusahaan dan organisasi kelas dunia, Andi offset – STMIK AMIKOM Yogyakarta,

Yogyakartahttps://ismant0.wordpress.com/2012/12/01/perancangan-dan-pengembangan-sistem/

https://ismant0.wordpress.com/2012/12/01/perancangan-dan-pengembangan-sistem/

https://almuarief17.wordpress.com/kuliah-2/sistem-informasi-manajemen/pengguna-dan-pengembang-sistem/

https://sis.binus.ac.id/2015/07/01/resiko-dalam-penerapan-sistem-informasi-di-perusahaan/